La gestione dei documenti archivistici o, meglio, la gestione di archivi digitali è una delle attività più complesse che le amministrazioni e le imprese devono oggi affrontare. Non si tratta, infatti, di replicare meccanicamente nei nuovi ambienti le stesse forme di organizzazione dei documenti che adottiamo nel mondo analogico, ma di individuare i principi essenziali e le metodologie che abbiamo sviluppato nel corso dei decenni se non dei secoli in questo settore e renderli operativi in modi adeguati ai nuovi ambienti. Si deve essere consapevoli che le tecnologie informatiche non solo trasformano il modo di lavorare e comunicare, ma sono anche in continua evoluzione, offrono potenzialità da non trascurare, facilitano la condivisione delle informazioni ma introducono anche rischi che non sempre siamo in grado di riconoscere, valutare e contenere.I documenti si producono per dare supporto alle nostre attività e rendere persistenti informazioni che hanno valenza giuridica e valore tecnico. I documenti prodotti e conservati devono garantire la leggibilità e la verifica di autenticità nel lungo periodo, mentre l’obsolescenza tecnologica (dei formati, dei supporti, dei software) mette in continuo pericolo la continuità dei documenti conservati, la loro capacità di durare. Un altro grande rischio in questo ambito – un rischio spesso sottovalutato o del tutto ignorato – riguarda la tendenza a frammentare la memoria. Le attività che svolgiamo richiedono una documentazione costante e collegata, mentre gli strumenti informatici finiscono per imporre regole diverse, creando flussi e collegamenti dettati dalla natura dei sistemi elettronici utilizzati, estranei spesso all’esigenza primaria di tenere insieme informazioni di diversa natura collegato alla decisione che si è presa o al progetto che si è realizzato. Le e-mail sono, ad esempio, mantenute nei sistemi di posta elettronica, i documenti testuali o i fogli elettronici si aggregano non in relazione all’obiettivo che ci siamo dati ma per tipologia di formato. In questo modo si perdono i collegamenti funzionali e logici che da sempre hanno caratterizzato e segnato la qualità delle fonti archivistiche. I sistemi di gestione dei documenti sono finalizzati ad assicurare che tutti i documenti necessari a ricostruire un’attività e a proteggere i diritti delle persone e delle organizzazioni siano strutturati e accorpati in modo da rispondere alle esigenze del lavoro che si svolge anche grazie ai processi di documentazione. L’obiettivo si raggiunge adottando regole funzionali, definendo flussi di lavoro chiari e utilizzando tecnologie capaci di creare fascicoli coerenti e completi. A fronte della crescita enorme della produzione di informazioni e documenti, le organizzazioni pubbliche e private devono dotarsi di infrastrutture che consentano di distinguere con certezza e organizzare con sapienza le memorie da acquisire, tutelare e rendere accessibili.
Quali sono i requisiti funzionali per la gestione informatica dei documenti?
Le condizioni che rendono adeguato un sistema di gestione informatica dei documenti sono numerose, ma possono essere ricondotte a tre categorie principali: i requisiti per la identificazione certa dei documenti necessari alla vita dell’ente che li produce, li riceve e li acquisisce (la registrazione dei documenti); i requisiti finalizzati a una organizzazione efficace delle grandi masse documentarie che il mondo contemporaneo oggi consente di accumulare (la classificazione e la formazione dei fascicoli e delle aggregazioni funzionali di documenti) e i requisiti che guidano i comportamenti e le responsabilità di ciascuno (regole e policy per la corretta produzione e il corretto trattamento dell’archivio corrente, di deposito e storico). Ciascuna delle macro categorie qui indicate a sua volta si traduce in una serie complessa e articolata di requisiti e indicazioni che si basano su principi generali rafforzati dalle disposizioni normative che ciascun Paese in questi anni ha approvato al proprio interno.
Quali problemi pone la conservazione digitale dei documenti?
Il nodo della conservazione digitale è sicuramente uno dei più impegnativi e costosi. La dimensione digitale è dinamica per definizione. Lo abbiamo ormai tutti sperimentato da anni. Le perdite anche gravi di documenti e archivi sono sempre più diffuse e dipendono da ragioni molteplici: disattenzione per i formati che non sono più leggibili nelle nuove versioni dei sistemi operativi, perdita di dati dovuti alla cattiva gestione dei supporti o alla obsolescenza degli strumenti di lettura, utilizzo di meccanismi (ad esempio per la firma digitale) che hanno una durata limitata nel tempo e non sono in grado di assicurare verifiche di validità e quindi l’autenticità dei documenti anche nel breve periodo.
La ricerca e l’esperienza hanno dimostrato ormai con certezza che i documenti digitali originali non sono conservabili e che il futuro delle memorie digitali è possibile solo grazie a un processo di continua riproduzione. È inevitabile che nei nostri archivi storici la memoria sarà affidata a copie autentiche di documenti digitali nativi.
La tenuta nel tempo delle fonti richiede inoltre strumenti, metodi, responsabilità precoci in grado di intervenire nella definizione di formati il più possibile durevoli, nelle attività di protezione dei documenti per assicurare la qualità e la tempestività della loro riproduzione e nella accurata individuazione e tenuta delle informazioni necessarie a comprendere il contenuto e la funzione dei documenti stessi (ad esempio le informazioni di registrazione, di classificazione e di fascicolazione).
Si è ormai consolidata la convinzione che gli archivi digitali debbano essere custoditi in ambienti sicuri e correttamente attrezzati in tempi ravvicinati alla loro formazione con la conseguenza di concentrare l’attenzione dei professionisti sulla costituzione di depositi digitali affidabili e, possibilmente, certificati.
Come viene regolamentata la gestione informatica dei documenti nell’ordinamento giuridico italiano?
Il legislatore italiano è intervenuto da tempo con una legislazione corretta in grado di affrontare la gestione informatica dei documenti pubblici. Il testo unico sul documento amministrativo approvato con dpr 445/2000 ha consentito agli enti di operare con efficacia e rapidità nella costruzione dei propri sistemi documentari anche grazie a una serie di regole tecniche specifiche che hanno definito responsabilità precise (il servizio per la gestione dei documenti e degli archivi), procedure flessibili e rigorose (il manuale di gestione), obblighi di registrazione e classificazione per tutta la PA. Il Codice dell’amministrazione digitale, approvato nel 2005 e continuamente aggiornato, ha integrato le indicazioni del 2000 con specifico riferimento alla produzione di documenti informatici (più che alla formazione di archivi digitali). Le regole sulla conservazione hanno richiesto un periodo più lungo per giungere a un adeguato livello di qualità. Nel biennio 2013-2014 la legislazione è, comunque, giunta a conclusione in modo organico, anche se la sua applicazione è ancora insufficiente soprattutto nell’utilizzo di tecnici sia informatici che archivistici all’interno delle pubbliche amministrazioni. Il settore privato dotato di maggiore autonomia corre oggi molti rischi sia nella creazione dei propri archivi che nella difficile fase della loro conservazione.
Recentemente, Vinton Cerf, uno dei padri di Internet, ci ha messo in guardia contro il rischio, per le prossime generazioni, che i dati digitali di oggi siano inaccessibili o illeggibili a causa di supporti o linguaggi di codifica superati e ormai dimenticati. È un rischio reale?
Il rischio è certamente molto alto, come dimostrano i continui casi di perdita di informazioni e di documenti da parte di istituzioni, imprese e singoli cittadini. L’Italia – grazie anche alla sua consolidata tradizione archivistica – gode di una normativa che dovrebbe essere in grado di tutelare i patrimoni digitali prodotti in ambito pubblico rispetto ad altri paesi. La documentazione più in pericolo è quella delle persone e delle piccole organizzazioni: gli archivi digitali dei privati cittadini e delle associazioni soffrono di una fragilità crescente a fronte di una generale inconsapevolezza dei diretti interessati. Mancano strumenti e risorse per contenere i rischi di perdite definitive. Le stesse attività di tutela che in passato hanno protetto gli archivi privati sembrano largamente insufficienti. Informare e formare le persone e i professionisti è per ora il principale strumento che abbiamo a disposizione.
